Gestion des animaux

Présentation

Dans un salon de toilettage, chaque animal est unique. CheckinDog vous permet de constituer une fiche détaillée pour chaque animal que vous accueillez, en centralisant toutes les informations utiles : identité, caractéristiques physiques, photos, étiquettes personnalisées et notes. Ces fiches vous aident à offrir un toilettage adapté à chaque animal et à assurer un suivi dans le temps.

Ajouter un animal

Depuis la liste des animaux

Rendez-vous dans la section Animaux du menu de navigation, puis cliquez sur le bouton Nouvel animal en haut à droite. Le formulaire de création s'ouvre alors.

Depuis la fiche d'un client

Vous pouvez également ajouter un animal directement depuis la fiche de son propriétaire. Dans la section Animaux de la fiche client, cliquez sur le bouton d'ajout. Le client est alors automatiquement pré-sélectionné dans le formulaire.

Conseil : Si le client est déjà devant vous au comptoir, la méthode la plus rapide est d'ajouter l'animal depuis sa fiche client. Vous évitez ainsi de devoir le rechercher dans la liste déroulante.

Informations de base

• Client propriétaire : sélectionnez le client auquel l'animal appartient. Ce champ est obligatoire : chaque animal doit être rattaché à un propriétaire.
• Nom : le nom officiel de l'animal (par exemple, "Princesse", "Rocky").
• Surnom : un surnom ou petit nom utilisé au quotidien (par exemple, "Rocky" est parfois appelé "Rocko" par son propriétaire). Ce champ est facultatif mais peut être utile pour mieux communiquer avec le client.

Sélection du type d'animal

Une base de données complète

CheckinDog intègre une base de données de plus de 410 races couvrant deux catégories :

• Chiens : toutes les races reconnues, des plus courantes (Labrador, Berger allemand, Caniche) aux plus rares (Azawakh, Mudi, Xoloitzcuintle).
• Chats : les principales races félines (Persan, Siamois, Maine Coon, Sacré de Birmanie, etc.).

Sélection adaptée à la langue

La liste des races s'affiche automatiquement dans la langue configurée pour votre salon. Si votre salon est en français, vous verrez "Berger allemand" plutôt que "German Shepherd". Cette localisation facilite la saisie et évite les confusions.

Comment sélectionner un type

Dans le formulaire de création ou de modification d'un animal, le champ Type d'animal est un sélecteur avec recherche intégrée. Commencez à taper le nom de la race et la liste se filtre automatiquement :

1. Tapez les premières lettres de la race (par exemple, "can" pour Caniche).
2. Les suggestions apparaissent, classées par catégorie (chien ou chat).
3. Sélectionnez la race correspondante.

Astuce : Si vous ne connaissez pas la race exacte d'un animal, vous pouvez rechercher par catégorie ("chien" ou "chat") pour parcourir la liste complète. Vous pouvez aussi laisser le champ vide et le compléter ultérieurement.

Détails de l'animal

Caractéristiques physiques

La fiche de l'animal comprend plusieurs champs pour décrire ses caractéristiques :

• Race : information complémentaire au type d'animal si nécessaire (croisement, variété particulière).
• Couleur : la couleur du pelage (par exemple, "noir et feu", "blanc", "tricolore").
• Sexe : mâle ou femelle.
• Date de naissance : permet de calculer l'âge de l'animal et d'adapter les soins en conséquence. Un chiot ou un chaton ne se toilette pas de la même manière qu'un animal âgé.
• Poids : le poids de l'animal en kilogrammes. Cette information est utile pour le dosage des produits de soin et pour évaluer la durée du toilettage.

Numéro de puce (micropuce)

Le champ Numéro de puce vous permet d'enregistrer le numéro d'identification par micropuce de l'animal. Ce numéro, composé de 15 chiffres en France, est un identifiant unique et permanent.

Enregistrer ce numéro dans CheckinDog présente plusieurs avantages :

• Identification formelle : en cas de doute sur l'identité d'un animal, vous pouvez vérifier son numéro de puce.
• Sécurité : si un animal est confié par erreur au mauvais propriétaire, le numéro de puce permet de lever l'ambiguïté.
• Information centralisée : le propriétaire n'a pas besoin de chercher le carnet de santé pour vous donner cette information.

Conseil : Demandez systématiquement le numéro de puce lors de la première visite. C'est une bonne pratique professionnelle qui rassure les propriétaires sur le sérieux de votre établissement.

Statut décédé

CheckinDog permet de marquer un animal comme décédé. Cette fonctionnalité, bien que délicate, est nécessaire pour maintenir une base de données propre :

• L'animal reste visible dans l'historique du client, avec toutes ses informations et ses rendez-vous passés.
• L'animal n'apparaît plus dans les listes de sélection pour les nouveaux rendez-vous.
• Un indicateur visuel signale clairement ce statut dans la fiche et dans les listes.

Conseil : Lorsque vous apprenez le décès d'un animal, marquez-le comme décédé plutôt que de le supprimer. Cela préserve l'historique complet et évite les situations embarrassantes (par exemple, un rappel de rendez-vous envoyé pour un animal décédé).

Etiquettes (tags)

Fonctionnement des étiquettes

Les étiquettes sont des marqueurs colorés que vous pouvez attribuer à chaque animal. Elles vous permettent de catégoriser et d'identifier visuellement les animaux selon vos propres critères.

Exemples d'utilisation

Voici quelques exemples d'étiquettes que vous pourriez créer :

• Comportement : "Calme", "Anxieux", "Mordeur", "Fugueur"
• Soins particuliers : "Peau sensible", "Allergie shampooing", "Otite chronique"
• Toilettage : "Tonte complète", "Coupe ciseaux", "Démêlage fréquent"
• Logistique : "Transport nécessaire", "Récupération tardive"

Gestion des étiquettes

• Chaque étiquette possède un nom et une couleur, ce qui facilite l'identification visuelle dans les listes.
• Un animal peut avoir plusieurs étiquettes simultanément.
• Les étiquettes sont partagées au sein du salon : une fois créée, une étiquette est disponible pour tous les animaux.

Astuce : Définissez un code couleur cohérent pour vos étiquettes. Par exemple, le rouge pour les avertissements comportementaux, le bleu pour les soins particuliers, le vert pour les types de toilettage. Votre équipe pourra ainsi repérer les informations importantes d'un simple coup d'oeil.

Photos

Ajouter des photos

Chaque animal peut avoir plusieurs photos attachées à sa fiche. Pour ajouter des photos :

1. Ouvrez la fiche de l'animal.
2. Dans la section Photos, cliquez sur le bouton d'ajout.
3. Sélectionnez une ou plusieurs images depuis votre appareil.
4. Les photos sont téléchargées et associées à l'animal.

Réorganiser les photos

Les photos peuvent être réorganisées par glisser-déposer. La première photo de la liste sert de photo principale et est affichée en miniature dans les listes et les résultats de recherche.

Utilisation recommandée

Les photos sont un outil précieux pour votre salon :

• Avant/après : photographiez l'animal avant et après le toilettage pour montrer le résultat au propriétaire et constituer un portfolio.
• Suivi dans le temps : comparez l'état du pelage ou de la peau d'une visite à l'autre.
• Identification : dans le cas de races très similaires (par exemple, deux Bichons blancs), la photo permet de distinguer les animaux instantanément.
• Communication : envoyez une photo de l'animal fraîchement toiletté au propriétaire pour le fidéliser.

Conseil : Prenez l'habitude de photographier chaque animal lors de sa première visite. Cette photo de référence sera utile pour reconnaître l'animal les fois suivantes, surtout si vous avez une clientèle importante.

Notes

Le champ Notes de la fiche animal vous permet de consigner toute information importante qui ne rentre pas dans les champs structurés. Voici des exemples de notes utiles :

• Instructions de toilettage spécifiques données par le propriétaire
• Réactions observées lors de toilettages précédents (stress, agressivité, zones sensibles)
• Produits de soin à utiliser ou à éviter
• Informations médicales pertinentes (traitements en cours, opérations récentes)
• Particularités comportementales (peur du séchoir, n'aime pas qu'on lui touche les pattes, etc.)

Important : Les notes sont visibles par tous les membres de l'équipe. Rédigez-les de manière professionnelle et factuelle.

Recherche et filtres

Recherche textuelle

La liste des animaux dispose d'un champ de recherche qui filtre les résultats en temps réel. La recherche porte sur :

• Le nom de l'animal
• Le surnom
• Le nom du propriétaire

Filtres disponibles

Plusieurs filtres vous permettent d'affiner la liste des animaux :

• Par type d'animal : affichez uniquement les chiens, les chats, ou une race spécifique.
• Par statut décédé : masquez ou affichez les animaux marqués comme décédés. Par défaut, les animaux décédés ne sont pas affichés dans la liste principale.
• Par étiquette : filtrez les animaux selon une ou plusieurs étiquettes. Par exemple, affichez tous les animaux marqués "Peau sensible" pour préparer les produits adaptés.

Astuce : Combinez les filtres pour des recherches très précises. Par exemple, "tous les chiens avec l'étiquette Tonte complète" vous donne la liste exacte des animaux nécessitant ce type de prestation.

Suppression d'un animal

Règles de sécurité

Comme pour les clients, CheckinDog applique des règles de protection contre la suppression accidentelle :

• Un animal ne peut pas être supprimé s'il a des rendez-vous associés (passés ou à venir).
• Cette règle protège l'intégrité de votre historique de rendez-vous et de facturation.

Alternative à la suppression

Si un animal ne doit plus apparaître dans les listes actives mais possède un historique de rendez-vous, utilisez le statut décédé ou laissez simplement la fiche en l'état. L'animal n'apparaîtra pas dans les sélections de rendez-vous futurs si vous le marquez comme décédé, mais son historique restera intact.

Procédure

Si l'animal n'a aucun rendez-vous, vous pouvez le supprimer depuis sa fiche en cliquant sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée. La suppression est définitive.

Bonnes pratiques

Lors de la première visite

• Renseignez un maximum d'informations dès la première visite : type, couleur, poids, numéro de puce.
• Prenez une ou plusieurs photos de l'animal.
• Ajoutez les étiquettes pertinentes (type de toilettage souhaité, particularités comportementales).
• Notez dans les notes toute instruction spécifique du propriétaire.

Au fil des visites

• Mettez à jour le poids si l'animal a notablement changé.
• Ajoutez de nouvelles photos si le style de toilettage évolue.
• Complétez les notes avec les observations de chaque visite.
• Ajustez les étiquettes si le comportement ou les besoins de l'animal changent.

Organisation de l'équipe

• Consultez toujours la fiche de l'animal avant de commencer un toilettage, en particulier les étiquettes et les notes.
• Si vous constatez une information manquante ou erronée, corrigez-la immédiatement.
• Utilisez les étiquettes de manière cohérente au sein de l'équipe pour que tout le monde puisse s'y retrouver.

Résumé

Une fiche animal bien renseignée est le meilleur outil pour garantir un toilettage de qualité et une relation de confiance avec le propriétaire.