Facturation et devis

Présentation

Le module de facturation de CheckinDog vous permet de gérer l'intégralité du cycle commercial de votre salon : de l'établissement d'un devis à l'encaissement du paiement, en passant par l'émission de factures conformes. Chaque document bénéficie d'une numérotation automatique séquentielle et peut être téléchargé en PDF ou envoyé par e-mail à vos clients.

Créer un devis

Accéder au formulaire

Depuis la section Factures du menu de navigation, cliquez sur Nouveau devis ou Nouvelle facture selon le type de document que vous souhaitez créer. Les devis et les factures partagent le même formulaire, seul le type de document diffère.

Informations générales

• Client : sélectionnez le client destinataire du devis. La recherche s'effectue par nom, prénom ou e-mail.
• Rendez-vous lié (optionnel) : vous pouvez associer le devis à un rendez-vous existant. Ce lien est facultatif mais permet une meilleure traçabilité.
• Date : la date d'émission du devis. Par défaut, la date du jour est pré-remplie.
• Notes : un champ de texte libre pour ajouter des mentions complémentaires sur le devis (conditions particulières, durée de validité, etc.).

Lignes du devis

Un devis est composé d'une ou plusieurs lignes. Chaque ligne représente une prestation ou un produit :

Sélection d'un article

Lorsque vous ajoutez une ligne, vous pouvez sélectionner un article de votre catalogue. La sélection d'un article pré-remplit automatiquement :

• La description de la prestation ou du produit.
• Le prix unitaire.
• Le taux de taxe applicable.

Vous restez libre de modifier ces valeurs pré-remplies si nécessaire (par exemple, pour appliquer un prix spécial à un client fidèle).

Conseil : Constituez un catalogue d'articles bien renseigné (voir Catalogue produits et services). Plus votre catalogue est complet, plus la création de devis et factures sera rapide.

Détails de chaque ligne

Pour chaque ligne du devis, vous pouvez renseigner ou ajuster :

• Description : le libellé de la prestation ou du produit.
• Quantité : le nombre d'unités (1 par défaut).
• Prix unitaire : le prix hors taxes d'une unité.
• Taux de taxe : le taux de TVA applicable, sélectionné parmi les taxes configurées dans votre catalogue.
• Remise : un pourcentage de remise de 0 à 50 %. La remise est appliquée sur le montant hors taxes de la ligne.

Calculs automatiques

CheckinDog calcule automatiquement pour chaque ligne et pour l'ensemble du document :

• Le montant HT (hors taxes) par ligne
• Le montant de la taxe par ligne
• Le montant TTC (toutes taxes comprises) par ligne
• Les totaux HT, taxes et TTC du document

Astuce : Vérifiez toujours le total TTC avant de finaliser votre devis. Les remises et les différents taux de taxe peuvent donner des résultats inattendus si vous ne les contrôlez pas.

Ajouter plusieurs lignes

Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire à un devis. Par exemple, pour un toilettage complet :

Conversion d'un devis en facture

Principe

Lorsqu'un client accepte votre devis, vous pouvez le convertir en facture en un seul clic. Cette conversion :

• Crée une nouvelle facture avec toutes les informations du devis (client, lignes, montants).
• Attribue un numéro de facture automatique selon la numérotation séquentielle.
• Conserve le devis d'origine dans votre historique.

Procédure

1. Ouvrez le devis à convertir.
2. Cliquez sur le bouton Convertir en facture.
3. La facture est créée automatiquement. Vous pouvez la modifier si nécessaire avant de l'envoyer au client.

Conseil : La conversion de devis en facture est la méthode recommandée pour garantir la cohérence entre ce que vous avez proposé au client et ce que vous facturez. Elle évite les erreurs de re-saisie.

Numérotation automatique

Format

CheckinDog utilise un système de numérotation automatique séquentielle pour les factures. Le format par défaut est :

FA + AAMM + XXXX

Par exemple :

• FA26020001 : première facture de février 2026
• FA26020002 : deuxième facture de février 2026
• FA26030001 : première facture de mars 2026

Caractéristiques

• La numérotation est séquentielle : chaque nouvelle facture reçoit le numéro suivant dans la séquence.
• La numérotation est propre à chaque salon : deux salons distincts ont leurs propres séquences.
• La séquence reprend à 0001 au début de chaque mois.
• Les numéros ne peuvent pas être modifiés manuellement, ce qui garantit la conformité légale (pas de trou dans la numérotation).

Important : En France, la numérotation séquentielle et sans interruption des factures est une obligation légale. CheckinDog gère cette contrainte automatiquement pour vous.

Champs spécifiques de la facture

En plus des informations communes avec les devis, une facture comprend des champs supplémentaires :

Moyen de paiement

Sélectionnez le moyen de paiement utilisé par le client :

• Espèces
• Carte bancaire
• Virement bancaire
• Chèque
• Autre

Statut de paiement

Indiquez si la facture est :

• En attente : le paiement n'a pas encore été reçu.
• Payée : le paiement a été encaissé.

Date

La date d'émission de la facture. Elle détermine le mois de la numérotation automatique.

Rendez-vous lié

Comme pour les devis, vous pouvez associer la facture à un rendez-vous spécifique pour maintenir le lien entre la prestation et la facturation.

Notes

Un champ de texte libre pour les mentions complémentaires (conditions de paiement, informations de garantie, remerciements, etc.).

Echeances de paiement

Fonctionnement

Pour les factures dont le paiement est échelonné, CheckinDog propose un système d'échéances de paiement. Chaque échéance est une ligne distincte avec ses propres paramètres.

Détails d'une échéance

Pour chaque échéance, vous renseignez :

• Date d'échéance : la date à laquelle le paiement est attendu.
• Montant : le montant de l'échéance.
• Moyen de paiement : le moyen de paiement prévu pour cette échéance (qui peut être différent d'une échéance à l'autre).
• Compte comptable : le compte comptable sur lequel imputer le paiement (utile pour l'export comptable).
• Statut de paiement : suivi du paiement de chaque échéance individuellement (payé ou en attente).

Exemple d'utilisation

Pour une facture de 300 EUR payée en trois fois :

Conseil : Les échéances de paiement sont particulièrement utiles pour les prestations de grande valeur (forfaits annuels, cures de toilettage) ou pour les clients qui préfèrent étaler leurs paiements.

Téléchargement PDF

Générer un PDF

Chaque devis et chaque facture peuvent être téléchargés au format PDF. Depuis la fiche du document, cliquez sur le bouton Télécharger PDF. Le document est généré instantanément et téléchargé sur votre appareil.

Contenu du PDF

Le PDF contient toutes les informations du document :

• Les coordonnées de votre salon (en-tête)
• Les coordonnées du client
• Le numéro et la date du document
• Le détail des lignes (description, quantité, prix, taxe, remise)
• Les totaux (HT, taxes, TTC)
• Les notes éventuelles

Utilisation

Le PDF est le format idéal pour :

• Remettre un document au client en main propre (impression).
• Archiver vos documents sur votre ordinateur ou dans le cloud.
• Transmettre à votre comptable pour la gestion de votre comptabilité.

Envoi par e-mail

Envoyer une facture ou un devis

CheckinDog vous permet d'envoyer directement un devis ou une facture par e-mail depuis l'application. Depuis la fiche du document, cliquez sur Envoyer par e-mail.

Le système envoie automatiquement le document en pièce jointe au format PDF à l'adresse e-mail enregistrée dans la fiche du client.

Prérequis

• Le client doit avoir une adresse e-mail renseignée dans sa fiche.
• Si l'adresse e-mail est manquante, CheckinDog vous invitera à la compléter avant l'envoi.

Conseil : Envoyez systématiquement les factures par e-mail à vos clients. Cela leur donne un justificatif numérique, réduit l'utilisation de papier et vous évite de devoir retrouver un document en cas de demande ultérieure.

Opérations de caisse

Présentation

Le module d'opérations de caisse vous permet de suivre les mouvements d'argent dans votre salon, indépendamment de la facturation. Il est utile pour gérer le fond de caisse et tracer les entrées et sorties d'argent qui ne correspondent pas à une facture.

Types d'opérations

CheckinDog propose deux types d'opérations de caisse :

• Dépôt : une entrée d'argent dans la caisse (par exemple, approvisionnement du fond de caisse en début de journée).
• Retrait : une sortie d'argent de la caisse (par exemple, achat de fournitures en espèces, remise en banque).

Détails d'une opération

Pour chaque opération, vous renseignez :

• Type : dépôt ou retrait.
• Moyen de paiement : espèces, carte bancaire, virement ou chèque.
• Montant : la somme concernée.
• Motif : une description libre de la raison de l'opération (par exemple, "Approvisionnement fond de caisse", "Achat sacs poubelle", "Remise en banque fin de semaine").

Solde courant

CheckinDog calcule et affiche le solde courant de votre caisse en tenant compte de :

• Tous les dépôts effectués
• Tous les retraits effectués
• Les encaissements liés aux factures payées en espèces

Le solde courant vous donne à tout moment une vision claire de l'argent qui devrait se trouver dans votre caisse.

Astuce : Effectuez un comptage physique de votre caisse en fin de journée et comparez-le au solde affiché par CheckinDog. C'est la meilleure méthode pour détecter rapidement les erreurs de caisse.

Bonnes pratiques

Organisation quotidienne

• Créez vos factures le jour même du toilettage pour ne rien oublier.
• Utilisez la conversion devis-facture dès que possible plutôt que de recréer les factures manuellement.
• Marquez les factures comme payées dès que le paiement est encaissé.

Gestion des devis

• Envoyez systématiquement le devis par e-mail au client pour garder une trace écrite de votre proposition.
• Définissez une durée de validité dans les notes du devis (par exemple, "Devis valable 30 jours").
• Relancez les devis non convertis après quelques jours si vous n'avez pas de retour du client.

Conformité

• Ne supprimez jamais une facture émise. Si une erreur est détectée, émettez un avoir (facture avec montant négatif).
• Vérifiez que vos coordonnées et votre numéro SIRET sont correctement renseignés dans les paramètres du salon.
• Conservez vos PDF pendant la durée légale requise (10 ans en France pour les documents comptables).

Comptabilité

• Exportez régulièrement vos factures pour votre comptable.
• Utilisez les comptes comptables dans les échéances pour faciliter l'imputation.
• Effectuez un rapprochement mensuel entre vos factures CheckinDog et vos relevés bancaires.

Résumé

Une facturation rigoureuse et à jour est essentielle pour la santé financière de votre salon et pour votre conformité légale. CheckinDog automatise la majeure partie du processus pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier.