Portail client

Présentation

Le portail client de CheckinDog est un espace en ligne dédié à vos clients. Séparé de l'interface d'administration, il offre à chaque client un accès sécurisé et personnalisé à ses propres informations.

Ce portail en libre-service présente de nombreux avantages :

• Vos clients consultent leurs informations sans avoir à vous appeler ou à vous envoyer un email.
• Ils peuvent télécharger leurs factures de manière autonome.
• Ils peuvent demander de nouveaux rendez-vous directement en ligne.
• Vous réduisez le temps consacré aux demandes administratives récurrentes.

Accès au portail

Comment les clients accèdent au portail

Le portail client dispose de sa propre URL d'accès, distincte de l'interface d'administration de votre salon. Vos clients y accèdent via :

• Un lien direct que vous leur communiquez (par email, sur votre site web, sur vos cartes de visite, etc.).
• Un lien présent sur votre page publique CheckinDog.

Authentification

L'accès au portail est sécurisé par une authentification classique :

1. Le client renseigne son adresse email et son mot de passe.
2. S'il s'agit de sa première connexion, il peut créer son compte en utilisant l'adresse email que vous avez renseignée dans sa fiche client.
3. Une fois connecté, il accède à son espace personnel.

Conseil : Lors de la première visite d'un nouveau client, prenez quelques minutes pour lui présenter le portail et l'aider à créer son compte. Un client autonome sur le portail, c'est du temps gagné pour vous au quotidien.

Cloisonnement des données

La sécurité et la confidentialité sont au coeur du portail client. Chaque client ne voit que ses propres données :

• Ses propres animaux
• Ses propres rendez-vous
• Ses propres factures

Il n'a aucune visibilité sur les données des autres clients de votre salon. Ce cloisonnement est assuré automatiquement par le système et ne nécessite aucune configuration de votre part.

Mes animaux

Consultation de la liste

Depuis la section Mes animaux du portail, le client accède à la liste de tous ses animaux enregistrés dans votre salon. Cette liste est présentée en lecture seule : le client peut consulter les informations mais ne peut pas les modifier.

Informations affichées

Pour chaque animal, le client voit :

• Nom : le nom de l'animal.
• Type : le type d'animal (race), affiché dans la langue configurée pour le salon. Par exemple, si votre salon est configuré en français, le client verra « Caniche nain » plutôt que « Miniature Poodle ».
• Race : la race détaillée de l'animal.
• Nombre de rendez-vous : le nombre total de rendez-vous passés et à venir pour cet animal.

Le nombre de rendez-vous permet au client de visualiser d'un coup d'oeil l'historique de suivi de chacun de ses animaux.

Astuce : Si un client constate une erreur dans les informations de son animal (mauvaise race, nom mal orthographié), il peut vous contacter pour que vous effectuiez la correction depuis votre interface d'administration.

Mes rendez-vous

Consultation des rendez-vous

La section Mes rendez-vous affiche la liste de tous les rendez-vous du client, passés et à venir, classés par date.

Pour chaque rendez-vous, le client voit :

• Date et heure : la date et l'heure du rendez-vous.
• Nom de l'animal : l'animal concerné par le rendez-vous.
• Commentaires : les éventuels commentaires associés au rendez-vous (instructions de toilettage, particularités, etc.).

Demander un nouveau rendez-vous

Le portail permet au client de demander un nouveau rendez-vous directement en ligne. Le formulaire de demande comprend :

• Sélection de l'animal : le client choisit parmi ses animaux enregistrés celui pour lequel il souhaite prendre rendez-vous.
• Heure de début : l'heure souhaitée pour le début du rendez-vous.
• Heure de fin : l'heure souhaitée pour la fin du rendez-vous (facultatif).
• Commentaires : un champ libre pour préciser ses souhaits (type de toilettage, demandes particulières, contraintes horaires, etc.).

La demande de rendez-vous est transmise au salon. Vous la retrouvez dans votre agenda et pouvez la confirmer, la modifier ou la replanifier selon vos disponibilités.

Conseil : Encouragez vos clients à utiliser la demande de rendez-vous en ligne. Cela vous permet de gérer les demandes à tête reposée, en dehors des heures de toilettage, et d'éviter les interruptions téléphoniques pendant que vous travaillez.

Mes factures

Consultation des factures

La section Mes factures donne au client accès à la liste de toutes ses factures, présentée en lecture seule.

Pour chaque facture, le client voit :

• Numéro de facture : le numéro unique de la facture (par exemple : FA26020001).
• Total : le montant total de la facture.
• Statut : un badge indiquant si la facture est payée.

Téléchargement PDF

Le client peut télécharger chaque facture au format PDF. Le document PDF est identique à celui que vous générez depuis votre interface d'administration : il contient toutes les informations légales, le détail des prestations et vos coordonnées.

Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée des clients qui ont besoin de justificatifs pour :

• Leur assurance animale
• Leur comptabilité personnelle
• Un remboursement par une mutuelle pour animaux

Astuce : Informez vos clients de la possibilité de télécharger leurs factures depuis le portail. Cela vous évitera de devoir renvoyer des factures par email à la demande.

Ce que voient les clients

Un espace dédié

Le portail client est un espace séparé de l'interface d'administration. Cela signifie que :

• L'interface est simplifiée et adaptée aux besoins des clients.
• Le client n'a accès qu'aux sections qui le concernent (animaux, rendez-vous, factures).
• Aucune fonctionnalité d'administration n'est visible ou accessible.
• La navigation est claire et intuitive, même pour les utilisateurs peu habitués aux outils numériques.

Expérience utilisateur

L'interface du portail est conçue pour être simple et accueillante :

• Une navigation claire avec les trois sections principales.
• Un affichage responsive qui s'adapte aux téléphones, tablettes et ordinateurs.
• Des informations présentées de manière lisible et organisée.
• Des actions intuitives (téléchargement de factures, demande de rendez-vous).

Mise en place du portail

Prérequis

Pour que vos clients puissent accéder au portail :

1. Assurez-vous que les fiches clients contiennent une adresse email valide (c'est l'identifiant de connexion).
2. Communiquez le lien d'accès au portail à vos clients.

Communication auprès de vos clients

Voici quelques suggestions pour informer vos clients de l'existence du portail :

• Ajoutez le lien sur votre site web et votre page CheckinDog.
• Mentionnez-le sur vos cartes de visite.
• Envoyez une newsletter présentant le portail et ses avantages.
• Affichez un QR code dans votre salon renvoyant vers le portail.
• Présentez le portail lors de la première visite de chaque nouveau client.

Conseil : Préparez un petit document (papier ou numérique) expliquant comment accéder au portail et créer son compte. Remettez-le à chaque nouveau client avec ses identifiants. Ce petit geste professionnel fait toute la différence.

Bonnes pratiques

Pour le salon

• Maintenez les fiches clients à jour (email, animaux, rendez-vous) pour que les informations affichées sur le portail soient toujours exactes.
• Traitez rapidement les demandes de rendez-vous reçues via le portail pour offrir une bonne expérience client.
• Vérifiez que les factures sont correctement générées et complètes avant leur mise à disposition sur le portail.

Pour les clients

Vous pouvez transmettre ces conseils à vos clients :

• Utilisez une adresse email que vous consultez régulièrement pour créer votre compte.
• Consultez le portail avant de téléphoner au salon : vous y trouverez peut-être l'information recherchée.
• Utilisez la demande de rendez-vous en ligne pour gagner du temps, surtout en dehors des heures d'ouverture.
• Téléchargez vos factures directement depuis le portail sans avoir à les demander par email.

Sécurité

• Conseillez à vos clients de choisir un mot de passe sécurisé pour leur compte portail.
• Rappelez-leur de ne pas partager leurs identifiants de connexion.
• En cas de perte de mot de passe, la procédure de réinitialisation est accessible depuis la page de connexion du portail.

Astuce : Le portail client est un véritable atout pour votre image professionnelle. Il montre à vos clients que vous investissez dans des outils modernes pour leur offrir le meilleur service possible. Mettez-le en avant dans votre communication.