Contacts et prospects

Présentation

Avant de devenir client, chaque propriétaire d'animal commence par une prise de contact : un appel téléphonique, un message via votre site web, une demande sur les réseaux sociaux. CheckinDog vous permet de centraliser toutes ces demandes et de suivre chaque prospect jusqu'à sa conversion en client.

Le module Contacts vous offre un véritable pipeline de prospection, simple et efficace, adapté aux besoins d'un salon de toilettage.

Ajouter un contact

Accéder à la liste des contacts

Rendez-vous dans le menu Contacts depuis la navigation principale. La liste affiche l'ensemble de vos contacts avec leur statut actuel, leur nom et les informations essentielles.

Cliquez sur Nouveau contact pour enregistrer une nouvelle demande.

Informations personnelles

Renseignez les coordonnées du prospect :

• Prénom : le prénom du prospect.
• Nom : le nom de famille du prospect.
• Email : son adresse email pour le recontacter.
• Téléphone : son numéro de téléphone.

Informations sur l'animal

Si le prospect vous a communiqué des informations sur son animal, vous pouvez les renseigner dès maintenant :

• Nom de l'animal : le nom de l'animal du prospect.
• Type d'animal : sélectionnez le type parmi la liste des races disponibles (chien ou chat).
• Race : la race de l'animal, si elle est connue.

Ces informations seront automatiquement reprises lors de la conversion en client.

Demande de rendez-vous

Si le prospect souhaite prendre rendez-vous, vous pouvez enregistrer sa demande directement :

• Date préférée : la date souhaitée pour le rendez-vous.
• Heure de rendez-vous : la date et l'heure précises si elles sont déjà convenues.
• Déjà venu : un toggle qui indique si la personne est déjà venue dans votre salon par le passé. Cette information vous aide à adapter votre accueil.

Message

Un champ Message vous permet de consigner la demande initiale du prospect, ses attentes particulières, ou toute information utile transmise lors du premier contact.

Conseil : Prenez l'habitude d'enregistrer chaque demande de contact, même un simple appel téléphonique. Cela vous permet de ne perdre aucune opportunité et de relancer les prospects qui n'ont pas encore pris rendez-vous.

Statuts et workflow

Les trois statuts

Chaque contact dispose d'un statut qui reflète sa progression dans votre pipeline de prospection. Les statuts sont représentés par des badges colorés pour une identification visuelle immédiate :

• Nouveau (badge bleu) : le contact vient d'être enregistré. Aucune action n'a encore été entreprise.
• Contacté (badge jaune) : vous avez recontacté le prospect (appel, email, SMS). Vous êtes en attente de sa réponse ou d'une confirmation de rendez-vous.
• Converti (badge vert) : le prospect est devenu client. Sa fiche client a été créée dans CheckinDog.

Faire évoluer le statut

Le passage d'un statut à l'autre se fait manuellement, à l'exception de la conversion qui est automatisée (voir section suivante).

De Nouveau à Contacté :

Lorsque vous recontactez un prospect, mettez à jour son statut en le passant à Contacté. Cela vous permet de distinguer rapidement les contacts à traiter de ceux déjà en cours de suivi.

De Contacté à Converti :

La conversion se fait via l'action dédiée décrite dans la section suivante. Le statut passe automatiquement à Converti lors de la conversion.

Astuce : Consultez régulièrement la liste des contacts au statut Nouveau pour ne laisser aucune demande sans réponse. Un prospect non recontacté dans les 24 à 48 heures a de grandes chances de se tourner vers un autre salon.

Conversion en client

Principe de la conversion

La conversion est le moment clé où un prospect devient un client à part entière dans votre système. CheckinDog automatise cette étape pour vous faire gagner du temps et éviter les doubles saisies.

Lancer la conversion

Depuis la fiche d'un contact, cliquez sur l'action de conversion. Le système effectue alors automatiquement les opérations suivantes :

1. Création du client : une fiche client est créée avec les informations du contact (prénom, nom, email, téléphone).

2. Création de l'animal : si un nom d'animal a été renseigné sur la fiche contact, l'animal est automatiquement créé et associé au nouveau client, avec le type et la race indiqués.

3. Création du rendez-vous : si une date de rendez-vous a été renseignée, un rendez-vous est automatiquement créé pour le nouveau client avec l'animal correspondant.

4. Mise à jour du statut : le contact passe automatiquement au statut Converti (badge vert).

Protection contre la double conversion

Une fois converti, un contact ne peut plus être converti une seconde fois. L'action de conversion est bloquée pour les contacts au statut Converti, ce qui évite la création de doublons dans votre base clients.

Conseil : Renseignez le maximum d'informations sur la fiche contact avant de lancer la conversion. Plus les données sont complètes (nom de l'animal, race, date de rendez-vous), plus la conversion sera efficace et vous évitera des saisies complémentaires.

Recherche et filtres

Filtrer par statut

La liste des contacts peut être filtrée par statut pour vous aider à organiser votre suivi :

• Nouveau : affichez uniquement les contacts en attente de traitement.
• Contacté : affichez les contacts en cours de suivi.
• Converti : affichez les contacts déjà transformés en clients.

Recherche

Utilisez la barre de recherche pour retrouver rapidement un contact par son nom, prénom, email ou numéro de téléphone.

Bonnes pratiques

Réactivité

La réactivité est la clé pour convertir vos prospects en clients :

• Enregistrez chaque demande de contact dès sa réception.
• Recontactez les prospects dans les 24 heures suivant leur demande.
• Passez le statut à Contacté immédiatement après votre prise de contact.

Qualification des prospects

• Renseignez le maximum d'informations dès le premier échange : type d'animal, race, besoins spécifiques.
• Utilisez le champ message pour noter les détails importants (animal craintif, première visite, demande particulière).
• Ces informations vous seront utiles pour préparer le premier rendez-vous.

Suivi régulier

• Consultez la liste des contacts au moins une fois par jour.
• Relancez les contacts au statut Contacté qui n'ont pas donné suite après quelques jours.
• Ne supprimez pas les contacts non convertis : ils pourront être recontactés ultérieurement lors d'une campagne promotionnelle.

Exploiter les données

• Analysez le nombre de contacts reçus par période pour mesurer l'efficacité de votre communication.
• Calculez votre taux de conversion (contacts convertis / contacts totaux) pour évaluer votre performance commerciale.
• Identifiez les canaux de contact les plus efficaces (site web, téléphone, réseaux sociaux) pour orienter vos efforts marketing.

Astuce : Si vous recevez beaucoup de demandes via votre site web ou vos réseaux sociaux, pensez à intégrer un formulaire de contact qui alimente directement votre liste de contacts dans CheckinDog. Consultez la documentation sur le Portail client pour en savoir plus.