Rendez-vous et calendrier

Présentation

Le module de rendez-vous est le coeur opérationnel de votre salon de toilettage. Il vous permet de planifier chaque séance, d'attribuer le personnel, de gérer la liste d'attente et de suivre votre planning au quotidien. CheckinDog offre à la fois une vue calendrier pour une vision globale et une vue liste pour un suivi détaillé.

Créer un rendez-vous

Accéder au formulaire

Pour créer un nouveau rendez-vous, rendez-vous dans la section Rendez-vous du menu de navigation et cliquez sur Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également créer un rendez-vous depuis la vue calendrier en cliquant sur un créneau horaire.

Sélection de l'animal

Le premier champ à renseigner est l'animal. Ce choix est central car il détermine automatiquement le client associé :

1. Commencez à taper le nom de l'animal ou le nom de son propriétaire.
2. Les suggestions s'affichent avec le nom de l'animal et celui du client.
3. Sélectionnez l'animal souhaité.
4. Le champ client est automatiquement rempli avec le propriétaire de l'animal.

Conseil : Cette liaison automatique entre l'animal et le client vous fait gagner du temps et évite les erreurs. Vous n'avez jamais besoin de sélectionner le client manuellement : il suffit de choisir l'animal.

Date et heure

• Date et heure de début : la date et l'heure auxquelles le rendez-vous commence. Utilisez le sélecteur de date pour choisir le jour, puis réglez l'heure.
• Date et heure de fin : la date et l'heure prévues de fin du toilettage. Cela vous permet d'estimer la durée et d'éviter les chevauchements.

Astuce : Estimez la durée en fonction du type de toilettage et de la race de l'animal. Un bain pour un Yorkshire prendra beaucoup moins de temps qu'une tonte complète pour un Terre-Neuve. Avec l'expérience, vous affinerez vos estimations.

Attribution du personnel

CheckinDog propose plusieurs champs pour organiser le travail au sein de votre équipe :

• Personnel assigné : un champ en texte libre qui vous permet d'indiquer le nom du toiletteur ou de la toiletteuse en charge. Ce champ est flexible : vous pouvez y mettre un nom, des initiales ou toute indication utile.
• Numéro de laisse : un numéro de 1 à 30 qui identifie l'emplacement physique de l'animal dans le salon. Chaque poste ou laisse étant numéroté, ce champ permet de savoir où se trouve chaque animal à tout moment.

Responsable et assistants

Pour les salons travaillant en équipe, CheckinDog permet d'attribuer des rôles précis pour chaque rendez-vous :

• Responsable : le membre de l'équipe principalement en charge du toilettage. Ce champ est un sélecteur qui propose les membres du salon.
• Assistant 1 : un premier assistant, si nécessaire (contention, bain, séchage...).
• Assistant 2 : un second assistant pour les toilettages nécessitant plus de main-d'oeuvre.

Le responsable et les assistants sont sélectionnés parmi les membres enregistrés dans votre salon, ce qui assure une traçabilité complète.

Conseil : Même si vous travaillez seul, renseignez le champ "Responsable". Cela vous sera utile le jour où vous embauchez un collaborateur, car l'historique sera déjà en place.

Liste d'attente

Fonctionnement

La liste d'attente vous permet d'enregistrer des demandes de rendez-vous que vous ne pouvez pas encore planifier. Un rendez-vous peut être marqué comme étant en liste d'attente lors de sa création.

Cas d'utilisation

La liste d'attente est utile dans plusieurs situations :

• Planning complet : un client appelle mais vous n'avez plus de créneau disponible. Ajoutez le rendez-vous en liste d'attente pour ne pas oublier de le recontacter dès qu'une place se libère.
• Date non définie : le client souhaite un rendez-vous mais ne peut pas encore confirmer la date. La liste d'attente sert de pense-bête.
• Annulation de dernière minute : lorsqu'un rendez-vous est annulé, consultez la liste d'attente pour proposer le créneau libéré à un client en attente.

Gestion

Les rendez-vous en liste d'attente apparaissent dans un filtre dédié. Lorsque vous pouvez programmer le rendez-vous, il suffit de le modifier pour lui attribuer un créneau horaire et retirer le statut de liste d'attente.

Astuce : Consultez la liste d'attente chaque matin et après chaque annulation. C'est un moyen simple de maximiser le taux d'occupation de votre salon.

Commentaires et notes

Chaque rendez-vous dispose de plusieurs champs de texte pour consigner des informations :

Commentaire visible par le client

Ce champ contient des informations que vous pourriez partager avec le client. Par exemple :

• "Merci d'amener Médor avec le poil sec"
• "Prévoir 2h pour la séance complète"
• "Nous confirmerons l'heure exacte la veille"

Notes internes

Les notes internes sont réservées à votre équipe et ne sont jamais communiquées au client. Elles servent à :

• Consigner des instructions particulières pour le toiletteur ("Attention, zone sensible sur le flanc droit")
• Noter des observations sur le comportement de l'animal lors du rendez-vous
• Indiquer des détails logistiques ("Client laisse l'animal toute la journée")

Commentaire pour le client

Un troisième champ vous permet de rédiger un commentaire destiné au client après la séance. Ce commentaire peut être utilisé pour :

• Donner un retour sur le toilettage effectué
• Recommander un prochain rendez-vous
• Signaler une observation (noeud détecté, irritation, etc.)

Conseil : Prenez l'habitude de rédiger un bref commentaire après chaque toilettage. Les propriétaires apprécient ces retours personnalisés, et cela renforce votre image de professionnel attentif.

Vue calendrier et vue liste

Vue calendrier

La vue calendrier offre une représentation visuelle de votre planning. Vous pouvez naviguer entre les vues :

• Jour : idéale pour voir le détail d'une journée, créneau par créneau.
• Semaine : pour avoir une vue d'ensemble de la semaine à venir.
• Mois : pour repérer les périodes chargées et les jours disponibles.

Chaque rendez-vous est affiché sous forme de bloc coloré indiquant le nom de l'animal et l'heure. Cliquez sur un rendez-vous pour accéder à sa fiche complète.

Vue liste

La vue liste présente les rendez-vous sous forme de tableau avec toutes les informations principales :

• Date et heure
• Nom de l'animal
• Nom du client
• Personnel assigné
• Statut (planifié, liste d'attente, terminé)

La vue liste est particulièrement adaptée pour :

• Exporter ou imprimer la liste des rendez-vous du jour.
• Rechercher un rendez-vous spécifique.
• Appliquer des filtres avancés.

Astuce : Utilisez la vue calendrier pour la planification visuelle et la vue liste pour le suivi opérationnel au quotidien. Les deux vues sont complémentaires.

Jours fériés

Configuration

CheckinDog vous permet de définir des jours fériés pour votre salon. Les jours fériés sont affichés dans le calendrier pour vous rappeler les fermetures prévues.

Pour chaque jour férié, vous renseignez :

• Libellé : le nom du jour férié (par exemple, "Noël", "Jour de l'An", "Fermeture annuelle").
• Date de début : le premier jour de la période de fermeture.
• Date de fin : le dernier jour de la période (même date que le début pour un jour unique).

Utilisation

Les jours fériés sont visibles dans la vue calendrier, ce qui vous permet de :

• Eviter de planifier des rendez-vous pendant les périodes de fermeture.
• Informer vos clients des jours de fermeture.
• Planifier vos congés et fermetures annuelles à l'avance.

Conseil : En début d'année, prenez quelques minutes pour renseigner tous les jours fériés et vos périodes de fermeture prévues. Cela évitera les prises de rendez-vous involontaires pendant vos absences.

Créneaux horaires

Configuration des créneaux

Les créneaux horaires vous permettent de définir la capacité d'accueil de votre salon pour chaque jour de la semaine. Pour chaque créneau, vous spécifiez :

• Jour de la semaine : lundi, mardi, mercredi, etc.
• Heure : l'heure du créneau (par exemple, 9h00, 10h00, 14h00).
• Nombre maximum d'animaux : le nombre d'animaux que vous pouvez accueillir simultanément sur ce créneau.

A quoi servent les créneaux

Les créneaux horaires servent de guide pour la planification :

• Ils définissent votre capacité réelle d'accueil en fonction de vos ressources (nombre de postes de travail, personnel disponible).
• Ils vous permettent de repérer rapidement les créneaux complets et les créneaux disponibles.
• Ils vous aident à équilibrer la charge de travail sur la journée et la semaine.

Exemples de configuration

Voici un exemple de configuration pour un petit salon :

Astuce : Prévoyez des créneaux avec un nombre maximum inférieur en fin de journée pour les toilettages plus longs qui risquent de déborder. Cela vous évitera les situations de surcharge.

Filtres

La liste des rendez-vous propose plusieurs filtres pour faciliter la gestion quotidienne :

Filtre par liste d'attente

Activez ce filtre pour afficher uniquement les rendez-vous en liste d'attente. C'est la vue à consulter en priorité lorsqu'un créneau se libère.

Filtre par rendez-vous à venir

Ce filtre affiche uniquement les rendez-vous futurs, en excluant les rendez-vous passés. Il est activé par défaut pour vous présenter un planning tourné vers l'avenir.

Combinaison de filtres

Les filtres sont combinables entre eux et avec la recherche textuelle. Vous pouvez par exemple afficher tous les rendez-vous à venir d'un client spécifique, ou tous les rendez-vous en liste d'attente pour une période donnée.

Cycle de vie d'un rendez-vous

Un rendez-vous passe généralement par les étapes suivantes :

1. Création : le rendez-vous est créé avec les informations de base (animal, date, heure).
2. Planification : le personnel est attribué, le numéro de laisse est défini.
3. Jour J : le rendez-vous apparaît dans le résumé du jour sur le tableau de bord.
4. Réalisation : le toilettage est effectué, les notes internes sont complétées.
5. Facturation : une facture est créée et liée au rendez-vous (voir Facturation et devis).
6. Archivage : le rendez-vous passe dans l'historique, consultable à tout moment.

Bonnes pratiques

Planification

• Planifiez les rendez-vous au moins une semaine à l'avance quand c'est possible pour optimiser votre emploi du temps.
• Utilisez les créneaux horaires pour ne pas dépasser votre capacité d'accueil.
• Laissez des marges entre les rendez-vous pour les imprévus (toilettage plus long que prévu, retard d'un client).

Le jour même

• Consultez le résumé du jour sur le tableau de bord dès votre arrivée.
• Vérifiez les fiches des animaux attendus pour préparer le matériel et les produits nécessaires.
• Attribuez les numéros de laisse à l'arrivée de chaque animal.

Après le rendez-vous

• Complétez les notes internes avec vos observations.
• Rédigez un commentaire pour le client si pertinent.
• Créez la facture associée au rendez-vous.
• Proposez le prochain rendez-vous au client avant son départ.

Gestion de la liste d'attente

• Recontactez les clients en liste d'attente dès qu'un créneau se libère.
• Nettoyez régulièrement la liste d'attente en supprimant les demandes obsolètes.
• Priorisez les clients qui attendent depuis le plus longtemps.

Résumé

Un planning bien tenu est la clé d'un salon de toilettage efficace. Prenez le temps de configurer vos créneaux horaires et vos jours fériés dès le départ pour une gestion fluide au quotidien.