Fournisseurs et commandes

Présentation

La gestion des fournisseurs et des commandes dans CheckinDog vous permet de piloter l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement depuis une interface unique. De l'ajout d'un nouveau fournisseur à la réception d'une livraison, chaque étape est tracée et documentée pour vous offrir une visibilité complète sur vos achats.

Que vous commandiez des shampooings professionnels, des accessoires de toilettage ou des produits de soin, vous disposez de tous les outils nécessaires pour gérer efficacement vos approvisionnements.

Ajouter un fournisseur

Accéder à la liste des fournisseurs

Rendez-vous dans le menu Fournisseurs depuis la navigation principale. La liste affiche l'ensemble de vos fournisseurs enregistrés avec leurs coordonnées principales.

Cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur pour ouvrir le formulaire de création.

Informations générales

Le formulaire de création d'un fournisseur est organisé en plusieurs sections pour faciliter la saisie.

Identification de l'entreprise :

• Raison sociale : le nom officiel de l'entreprise fournisseur (obligatoire).
• Nom du contact : le nom de votre interlocuteur principal chez ce fournisseur.
• Type de société : sélectionnez parmi les formes juridiques proposées : SARL, SAS, SASU, SA ou Autre.
• Capital : le capital social de l'entreprise, si vous souhaitez le renseigner.
• Numéro de TVA : le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur.
• Immatriculation : le numéro d'immatriculation au registre du commerce (RCS, SIRET, etc.).
• Code activité : le code APE ou NAF correspondant à l'activité du fournisseur.

Coordonnées

• Contact principal : le nom et/ou la fonction de votre interlocuteur privilégié.
• Email : l'adresse email de contact.
• Téléphone : le numéro de téléphone fixe.
• Mobile : le numéro de téléphone portable.
• Site web : l'URL du site internet du fournisseur.

Adresse complète

Renseignez l'adresse postale complète du fournisseur :

• Adresse (ligne 1 et ligne 2)
• Code postal
• Ville
• Pays

Cette adresse apparaitra sur vos bons de commande et documents associés.

Conditions commerciales

Cette section vous permet de noter les conditions négociées avec chaque fournisseur :

• Minimum de commande : le montant minimum requis pour passer une commande (en euros).
• Franco de port : le montant à partir duquel les frais de port sont offerts.
• Délai de livraison : le délai habituel de livraison exprimé en jours ouvrés.
• Notes / Commentaires : un champ libre pour consigner toute information complémentaire (conditions de paiement, remises négociées, particularités de livraison, etc.).

Conseil : Prenez le temps de renseigner les conditions commerciales dès la création du fournisseur. Ces informations vous seront précieuses au moment de passer vos commandes et de comparer vos fournisseurs entre eux.

Liaison articles-fournisseurs

Principe

Un même article peut être proposé par plusieurs fournisseurs, et un même fournisseur peut vous fournir de nombreux articles. CheckinDog gère cette relation de manière flexible grâce à la liaison articles-fournisseurs.

Associer un fournisseur à un article

Depuis la fiche d'un article, vous pouvez ajouter un ou plusieurs fournisseurs. Pour chaque association, vous renseignez :

• Référence fournisseur : la référence catalogue utilisée par le fournisseur pour cet article. Cette référence sera automatiquement reprise sur vos bons de commande.
• Prix d'achat : le prix unitaire d'achat hors taxes négocié avec ce fournisseur.

Associer des articles à un fournisseur

Inversement, depuis la fiche d'un fournisseur, vous pouvez consulter et gérer la liste de tous les articles qu'il vous fournit. Vous retrouvez pour chaque article la référence fournisseur et le prix d'achat.

Astuce : Lorsqu'un article est proposé par plusieurs fournisseurs, vous pouvez facilement comparer les prix d'achat pour choisir le meilleur rapport qualité-prix au moment de passer commande.

Créer un bon de commande

Initialiser une commande

Pour créer un nouveau bon de commande, rendez-vous dans la section Commandes et cliquez sur Nouvelle commande.

Sélection du fournisseur :

Commencez par sélectionner le fournisseur destinataire de la commande. Cette sélection déterminera les articles disponibles et les prix d'achat pré-remplis.

Statut de la commande :

Chaque commande dispose d'un statut qui reflète son avancement :

• Ouvert : la commande est en cours de préparation ou a été envoyée au fournisseur, en attente de livraison.
• Fermé : la commande a été intégralement reçue et traitée.
• Litige : un écart a été constaté entre les quantités commandées et les quantités reçues, nécessitant un suivi particulier.

Ajouter des lignes de commande

Pour chaque article à commander, ajoutez une ligne contenant :

• Article : sélectionnez l'article parmi ceux associés au fournisseur choisi.
• Quantité commandée : le nombre d'unités souhaitées.
• Quantité reçue : ce champ sera renseigné ultérieurement, lors de la réception.
• Prix unitaire : le prix d'achat unitaire, pré-rempli à partir de la liaison article-fournisseur. Vous pouvez le modifier si nécessaire (promotion, tarif négocié ponctuellement, etc.).

Le total de chaque ligne est calculé automatiquement (quantité commandée x prix unitaire), ainsi que le total général de la commande.

Conseil : Avant de valider votre commande, vérifiez le montant total par rapport au minimum de commande du fournisseur et au franco de port. Ces informations sont affichées sur la fiche du fournisseur.

Enregistrer et envoyer

Une fois toutes les lignes saisies, enregistrez la commande. Elle apparait dans la liste des commandes avec le statut Ouvert.

Vous pouvez ensuite exporter le bon de commande au format PDF pour l'envoyer à votre fournisseur par email ou le conserver dans vos archives.

Réceptionner une commande

Accéder à la réception

La réception des commandes est une étape clé de la gestion des approvisionnements. Dans la liste des commandes, les commandes au statut Ouvert disposent d'un bouton vert de réception.

Cliquez sur ce bouton pour accéder à l'écran de réception.

Rapprochement des quantités

L'écran de réception affiche toutes les lignes de la commande avec :

• La quantité commandée (en référence)
• La quantité reçue (à saisir)

Pour chaque ligne, renseignez la quantité effectivement reçue. Le système compare automatiquement les quantités commandées et reçues.

Mise à jour automatique du stock

Lorsque vous validez la réception, CheckinDog met automatiquement à jour le stock de chaque article concerné. Les quantités reçues sont ajoutées au stock disponible.

Cette automatisation vous évite de devoir saisir manuellement les mouvements de stock et réduit les risques d'erreur.

Gestion des écarts et litiges

Si un écart est constaté entre les quantités commandées et les quantités reçues (article manquant, quantité inférieure, article endommagé), la commande est automatiquement marquée au statut Litige.

Le statut litige vous permet de :

• Identifier rapidement les commandes nécessitant un suivi
• Contacter le fournisseur pour signaler le problème
• Suivre la résolution du litige jusqu'à la clôture de la commande

Astuce : Prenez l'habitude de réceptionner vos commandes dans CheckinDog au moment même de la livraison. Cela vous permet de détecter immédiatement les écarts et de les signaler au transporteur ou au fournisseur sans délai.

Exports

Export PDF

Vous pouvez exporter chaque bon de commande au format PDF. Le document généré reprend :

• Les coordonnées de votre salon
• Les coordonnées du fournisseur
• Le détail des lignes de commande (article, référence fournisseur, quantité, prix unitaire, total ligne)
• Le total général de la commande

Ce PDF peut être envoyé directement au fournisseur ou conservé dans vos archives comptables.

Export Excel

Pour une analyse plus approfondie de vos achats, vous pouvez exporter vos données de commandes au format Excel. Cet export vous permet de :

• Analyser vos volumes d'achat par fournisseur
• Comparer les prix d'achat sur différentes périodes
• Préparer vos négociations tarifaires
• Alimenter votre comptabilité

Bonnes pratiques

Organiser vos fournisseurs

• Créez une fiche fournisseur complète dès le premier contact commercial.
• Mettez à jour régulièrement les conditions commerciales (tarifs, franco de port, délais).
• Utilisez le champ notes pour consigner les informations importantes (jours de livraison, particularités, historique des échanges).

Optimiser vos commandes

• Regroupez vos commandes pour atteindre le franco de port et réduire vos frais.
• Vérifiez les prix d'achat avant chaque commande : les tarifs peuvent évoluer.
• Anticipez vos besoins en consultant les niveaux de stock de vos articles.

Suivre vos réceptions

• Réceptionnez systématiquement vos livraisons dans CheckinDog pour maintenir un stock fiable.
• Traitez les litiges rapidement : plus vous signalez un écart tôt, plus la résolution sera simple.
• Conservez les bons de livraison du transporteur en complément de la réception dans l'application.

Conseil : Une gestion rigoureuse de vos fournisseurs et commandes vous permettra de maitriser vos coûts d'approvisionnement et d'éviter les ruptures de stock sur vos produits essentiels.