Gestion des clients

Présentation

La gestion des clients est au coeur de CheckinDog. Chaque client dispose d'une fiche complète qui centralise toutes les informations nécessaires : coordonnées, animaux, rendez-vous passés et à venir, factures et notes internes. Cette organisation vous permet de retrouver instantanément toute l'information dont vous avez besoin pour offrir un service personnalisé et professionnel.

Ajouter un client

Accéder au formulaire de création

Pour ajouter un nouveau client, rendez-vous dans la section Clients du menu de navigation, puis cliquez sur le bouton Nouveau client en haut à droite de la page.

Informations d'identité

Le formulaire de création d'un client comprend les champs suivants :

• Civilité : sélectionnez parmi les options disponibles :
  • Mlle (Mademoiselle)
  • Mme (Madame)
  • M. (Monsieur)
  • M. et Mme (Monsieur et Madame)
  • Dr (Docteur)
• Prénom : le prénom du client.
• Nom : le nom de famille du client.

Conseil : La civilité vous aide à personnaliser vos communications. Par exemple, lors de l'envoi d'un SMS de rappel de rendez-vous, le message peut s'adapter automatiquement en utilisant la bonne formule de politesse.

Coordonnées

Les coordonnées vous permettent de rester en contact avec vos clients :

• E-mail : l'adresse e-mail du client. Elle est utilisée pour l'envoi de factures par e-mail et les communications éventuelles.
• Téléphone : le numéro de téléphone fixe du client.
• Mobile : le numéro de téléphone portable. Ce numéro est indispensable si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité d'envoi de SMS.
• Consentement SMS : une case à cocher qui indique si le client a donné son accord pour recevoir des SMS de votre part (rappels de rendez-vous, promotions, etc.).

Important : Le consentement SMS est essentiel pour respecter la réglementation en vigueur (RGPD). Ne cochez cette case que si le client vous a explicitement donné son accord pour recevoir des SMS commerciaux ou de rappel.

Adresse

Vous pouvez renseigner l'adresse postale complète du client :

• Adresse (ligne 1 et ligne 2)
• Code postal
• Ville
• Pays

L'adresse est utile pour la facturation et peut vous servir à estimer le temps de trajet de vos clients ou à planifier des tournées si vous proposez un service à domicile.

Notes

Le champ Notes vous permet d'ajouter des informations libres sur le client. Ces notes sont visibles uniquement par vous et votre équipe. Utilisez-les pour consigner des informations utiles :

• Préférences particulières du client
• Informations sur l'accès au domicile (code de portail, étage, etc.)
• Historique de situations particulières

Mémos client

Qu'est-ce qu'un mémo ?

Les mémos sont des notes internes horodatées, attachées à la fiche d'un client. Contrairement au champ "Notes" qui est un texte libre unique, les mémos forment un historique chronologique de commentaires et d'observations.

Ajouter un mémo

Depuis la fiche d'un client, dans la section Mémos, cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau mémo. Chaque mémo est automatiquement horodaté (date et heure de création) et associé à l'utilisateur qui l'a créé.

Utilisation recommandée

Les mémos sont particulièrement utiles pour :

• Suivre les interactions : notez les appels téléphoniques, les demandes spéciales ou les réclamations.
• Transmettre des informations à l'équipe : si un collègue doit prendre en charge un client, les mémos permettent de transmettre le contexte sans rien oublier.
• Constituer un historique : en cas de litige ou de question ultérieure, vous disposez d'un historique précis et daté de toutes les interactions.

Astuce : Prenez l'habitude de créer un mémo après chaque interaction notable avec un client. Cet historique sera précieux sur le long terme, surtout si vous travaillez en équipe.

Lien avec les animaux

Gestion des animaux depuis la fiche client

Chaque client peut être rattaché à un ou plusieurs animaux. Depuis la fiche d'un client, la section Animaux vous permet de :

• Voir la liste des animaux du client avec leurs informations principales (nom, type, race).
• Ajouter un nouvel animal directement depuis la fiche client, sans quitter la page. Le formulaire de création d'animal s'ouvre en ligne (inline).
• Accéder à la fiche complète d'un animal en cliquant dessus.

Pourquoi cette liaison est importante

La liaison entre clients et animaux est fondamentale dans CheckinDog. Elle permet de :

• Retrouver rapidement tous les animaux d'un même propriétaire.
• Lier automatiquement un client à un rendez-vous lorsque vous sélectionnez un de ses animaux.
• Afficher l'historique complet des prestations pour chaque animal d'un client.

Conseil : Lorsqu'un nouveau client se présente avec plusieurs animaux, commencez par créer la fiche du client, puis ajoutez chaque animal directement depuis sa fiche. C'est la méthode la plus rapide et la plus organisée.

Lien avec les factures

Consulter les factures d'un client

Depuis la fiche d'un client, la section Factures affiche la liste de toutes les factures et devis associés à ce client. Pour chaque document, vous pouvez voir :

• Le numéro de facture ou de devis
• La date d'émission
• Le montant total
• Le statut (payée, en attente, etc.)

Accéder aux détails

Cliquez sur une facture pour accéder à sa fiche complète, la télécharger en PDF ou l'envoyer par e-mail. Cette vue centralisée vous évite de chercher les factures d'un client dans la liste générale.

Recherche et filtres

Recherche rapide

La liste des clients dispose d'un champ de recherche qui vous permet de retrouver un client instantanément. La recherche s'effectue sur :

• Le prénom
• Le nom
• L'adresse e-mail
• Le numéro de téléphone

Il suffit de taper quelques caractères pour que la liste se filtre automatiquement.

Filtres avancés

En complément de la recherche, vous pouvez utiliser les filtres pour affiner l'affichage de la liste :

• Filtre par civilité : affichez uniquement les clients d'une civilité donnée (par exemple, tous les "M." ou toutes les "Mme").

Les filtres sont cumulables avec la recherche textuelle, ce qui vous permet de cibler très précisément les clients que vous recherchez.

Astuce : Les filtres sont particulièrement utiles si vous souhaitez envoyer une communication ciblée à un sous-ensemble de votre clientèle.

Modifier un client

Accéder à la modification

Pour modifier les informations d'un client, cliquez sur sa fiche dans la liste des clients, puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également cliquer directement sur l'icône de modification dans la liste.

Champs modifiables

Tous les champs de la fiche client sont modifiables : civilité, nom, prénom, coordonnées, adresse et notes. Les modifications sont enregistrées immédiatement lorsque vous cliquez sur Enregistrer.

Historique des modifications

Chaque modification est tracée dans le système. Vous pouvez ainsi savoir quand et par qui une fiche client a été modifiée pour la dernière fois.

Suppression d'un client

Règles de sécurité

CheckinDog applique des règles de sécurité strictes pour éviter la perte accidentelle de données. Un client ne peut pas être supprimé dans les cas suivants :

• Le client a des animaux enregistrés : vous devez d'abord supprimer ou réattribuer tous les animaux liés à ce client avant de pouvoir le supprimer.
• Le client a des factures : vous devez d'abord supprimer toutes les factures et devis associés au client.

Ces règles garantissent l'intégrité de vos données et vous protègent contre les suppressions involontaires qui pourraient entraîner la perte d'informations importantes.

Procédure de suppression

Si un client remplit les conditions de suppression (aucun animal, aucune facture), vous pouvez le supprimer depuis sa fiche en cliquant sur le bouton Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant la suppression définitive.

Important : La suppression d'un client est définitive. Assurez-vous d'avoir sauvegardé ou exporté toutes les informations nécessaires avant de procéder.

Bonnes pratiques

A la création du client

• Renseignez systématiquement le numéro de mobile et le consentement SMS si le client est d'accord : cela vous permettra d'utiliser les rappels automatiques par SMS.
• Choisissez la bonne civilité dès le départ pour une communication professionnelle et personnalisée.
• Ajoutez une note si le client a des particularités à retenir (horaires préférés, allergies d'un animal, etc.).

Au quotidien

• Mettez à jour les coordonnées dès qu'un client vous signale un changement (nouveau numéro de téléphone, déménagement, etc.).
• Utilisez les mémos pour tracer toute interaction importante.
• Consultez la fiche client avant chaque rendez-vous pour être au courant des dernières informations.

Organisation de l'équipe

• Si vous travaillez à plusieurs dans le salon, convenez d'une convention de saisie (majuscules pour les noms, format du numéro de téléphone, etc.) pour maintenir une base de données propre et homogène.
• Encouragez chaque membre de l'équipe à ajouter des mémos après les interactions clients importantes.

Résumé

La gestion rigoureuse de vos fiches clients est la base d'un service de qualité. Prenez le temps de bien renseigner chaque fiche dès le départ : vous gagnerez un temps précieux par la suite.