Newsletters et SMS

Présentation

La communication avec vos clients est un levier essentiel pour la fidélisation et le développement de votre activité. CheckinDog vous offre deux canaux complémentaires : les newsletters par email et les SMS, le tout intégré directement dans votre outil de gestion.

Grâce aux listes de diffusion, vous ciblez précisément vos envois. Grâce au suivi des envois, vous gardez une visibilité complète sur vos communications.

Listes de diffusion

Créer une liste de diffusion

Les listes de diffusion vous permettent de segmenter votre clientèle pour envoyer des communications ciblées. Rendez-vous dans le menu Listes de diffusion et cliquez sur Nouvelle liste.

Pour chaque liste, renseignez :

• Nom : un intitulé clair et explicite (par exemple : « Clients chiens », « Clients chats », « Promotions mensuelles », « Rappels toilettage »).
• Description : une description facultative pour préciser l'objet de la liste.

Gérer les destinataires

Les clients de votre salon peuvent être associés à une ou plusieurs listes de diffusion. Cette association se fait :

• Depuis la fiche d'un client, en sélectionnant les listes auxquelles il appartient.
• Depuis la fiche d'une liste, en consultant le nombre de destinataires associés.

Le nombre de destinataires est affiché directement dans la liste, ce qui vous permet de connaitre la taille de votre audience en un coup d'oeil.

Archiver une liste

Lorsqu'une liste n'est plus utilisée, vous pouvez l'archiver plutôt que la supprimer. L'archivage conserve l'historique des envois tout en retirant la liste des sélections actives.

Conseil : Créez des listes thématiques plutôt que génériques. Une liste « Rappels toilettage trimestriel » sera bien plus efficace qu'une liste « Tous les clients » pour envoyer des messages pertinents et éviter les désabonnements.

Créer une newsletter

Accéder aux newsletters

Depuis le menu Newsletters, vous accédez à la liste de toutes vos newsletters, qu'elles soient en brouillon, envoyées ou en cours de préparation.

Cliquez sur Nouvelle newsletter pour commencer la rédaction.

Rédiger votre newsletter

Le formulaire de création comprend :

• Sujet : l'objet de votre email, tel qu'il apparaitra dans la boite de réception de vos clients. Choisissez un sujet accrocheur et concis.
• Contenu : un éditeur de texte enrichi vous permet de rédiger votre message avec une mise en forme soignée.

L'éditeur de texte enrichi vous offre les fonctionnalités suivantes :

• Mise en forme du texte (gras, italique, souligné)
• Titres et sous-titres
• Listes à puces et listes numérotées
• Liens hypertextes
• Insertion d'images

Astuce : Gardez vos newsletters courtes et percutantes. Un message de 3 à 5 paragraphes avec un appel à l'action clair (prise de rendez-vous, promotion en cours) aura un bien meilleur taux de lecture qu'un long email.

Enregistrer en brouillon

Vous pouvez enregistrer votre newsletter à tout moment sans l'envoyer. Elle reste accessible dans la liste des newsletters en tant que brouillon, prête à être complétée ou envoyée ultérieurement.

Envoyer une newsletter

Envoi test

Avant d'envoyer votre newsletter à l'ensemble d'une liste de diffusion, il est vivement recommandé de réaliser un envoi test.

L'envoi test envoie la newsletter à l'adresse email de votre salon. Cela vous permet de :

• Vérifier la mise en forme du contenu
• Contrôler l'affichage sur différents appareils (ordinateur, téléphone, tablette)
• Relire le texte une dernière fois avant l'envoi définitif
• Vérifier que les liens fonctionnent correctement

Conseil : Ne négligez jamais l'envoi test. Une newsletter contenant une faute d'orthographe dans le sujet ou un lien cassé peut nuire à votre image professionnelle. Prenez quelques minutes pour vérifier avant l'envoi groupé.

Envoi groupé

Une fois votre newsletter validée, vous pouvez procéder à l'envoi groupé :

1. Ouvrez la newsletter à envoyer.
2. Sélectionnez la liste de diffusion destinataire.
3. Confirmez l'envoi.

La newsletter est alors envoyée à tous les destinataires de la liste sélectionnée. Le système assure le suivi de chaque envoi.

Suivi des envois

Après l'envoi, vous pouvez consulter le détail des envois pour chaque newsletter :

• Le nombre total de destinataires
• La date et l'heure de l'envoi

Ces informations vous permettent de suivre l'efficacité de vos communications.

Dupliquer une newsletter

Pour gagner du temps, vous pouvez dupliquer une newsletter existante. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous envoyez des communications récurrentes avec une structure similaire (newsletter mensuelle, rappels saisonniers, etc.).

La duplication crée une copie complète de la newsletter (sujet et contenu) que vous pouvez modifier librement avant envoi.

Astuce : Créez une newsletter « modèle » avec votre mise en page habituelle (en-tête, signature, mentions légales) et dupliquez-la à chaque nouvel envoi. Vous n'aurez plus qu'à modifier le contenu.

Sécurité de suppression

Pour protéger votre historique de communication, CheckinDog empêche la suppression d'une newsletter qui a déjà été envoyée. Cette mesure de sécurité garantit que vous conservez une trace complète de toutes les communications adressées à vos clients.

Seules les newsletters en brouillon (jamais envoyées) peuvent être supprimées.

SMS

Présentation du service SMS

En complément des newsletters par email, CheckinDog vous permet d'envoyer des SMS à vos clients. Les SMS sont un canal de communication particulièrement efficace pour :

• Les rappels de rendez-vous
• Les confirmations de rendez-vous
• Les messages urgents (annulation, changement d'horaire)
• Les promotions flash

Consentement SMS

Le respect de la réglementation et de la vie privée de vos clients est primordial. Chaque fiche client dispose d'un toggle de consentement SMS qui indique si le client a accepté de recevoir des SMS.

Avant d'envoyer des SMS à vos clients :

• Assurez-vous d'avoir recueilli leur consentement explicite.
• Activez le toggle correspondant sur leur fiche client.
• Seuls les clients ayant donné leur consentement recevront des SMS.

Conseil : Le consentement SMS est une obligation légale (RGPD). Recueillez-le de manière explicite, par exemple via un formulaire signé ou une case à cocher lors de l'inscription du client. Conservez une preuve de ce consentement.

Journal des SMS

Le journal des SMS est une interface de consultation en lecture seule qui vous offre une traçabilité complète de tous les SMS envoyés depuis votre salon.

Pour chaque SMS, le journal affiche :

• Numéro de téléphone : le numéro du destinataire.
• Contenu : le texte du message envoyé.
• Statut : un badge coloré indiquant le résultat de l'envoi :
  • Envoyé : le SMS a été transmis avec succès au destinataire.
  • Échoué : l'envoi a échoué (numéro invalide, problème technique, etc.).
• Horodatage : la date et l'heure exactes de l'envoi.

Le journal vous permet de vérifier qu'un SMS a bien été envoyé, de diagnostiquer les échecs d'envoi et de conserver un historique complet de vos communications SMS.

Crédits SMS

L'envoi de SMS consomme des crédits. Vous pouvez acheter des packs de crédits SMS depuis la page Abonnement de votre salon. Consultez la documentation sur les Abonnements et facturation pour en savoir plus sur les packs disponibles.

Bonnes pratiques de communication

Fréquence d'envoi

• Newsletters : une à deux newsletters par mois est une fréquence raisonnable. Au-delà, vous risquez de lasser vos clients.
• SMS : réservez les SMS aux communications importantes et urgentes. Un SMS a un taux de lecture très élevé, mais un envoi trop fréquent peut être perçu comme intrusif.

Contenu pertinent

• Personnalisez vos messages autant que possible.
• Proposez du contenu à valeur ajoutée : conseils de soin, promotions exclusives, nouveautés.
• Incluez toujours un moyen de vous contacter (téléphone, email).

Segmentation

• Utilisez les listes de diffusion pour cibler vos envois.
• Un message adapté à un segment précis (propriétaires de chiens, clients réguliers, nouveaux clients) sera toujours plus efficace qu'un message générique.

Conformité légale

• Respectez le RGPD : consentement explicite, possibilité de désinscription.
• Incluez vos coordonnées et un lien de désinscription dans vos newsletters.
• Conservez les preuves de consentement de vos clients.

Astuce : Planifiez vos communications à l'avance. Créez un calendrier éditorial simple (une newsletter par mois, un SMS de rappel avant les vacances, une promotion saisonnière) pour maintenir un contact régulier sans y consacrer trop de temps.